En boghandlers dagligdag med Bogportalen

 
Helle Have fra Bogkonsulenten ApS spørger i debatindlæg om ikke det er på tide at indse, at man med Bogportalen ikke har gjort det godt nok.

CASE 1 - Daglig arbejdsgang – retur

14/6  Modtog 6 bøger. 3 af dem har jeg bestilt – 3 af dem er en dobbelt levering fordi Bogportalen har registreret den samme ordrelinje 2 gange.

20/6 Skal sende dem retur og have dem krediteret. Åbner Bogportalen og klikker på fanen Retur, klikker på ’meld retur’, leder efter returform.
 
Produktet er sådan set i fin stand, Det var ikke et fejlkøb da jeg ikke havde bestilt 2 af hver, Fejlleverance lyder plausibelt, ingen fri retur, ombytning nej, skadet nej og heller ikke tilbagekaldt. Fejlleverance altså.
Klar til afsendelse
Der er ingen produkter der klar til afsendelse

Øhh.. nårh ja – jeg hopper på den hver gang. At melde retur betyder ikke at du udmelder du vil sende noget retur. Det betyder at du sender det. Hvorfor skriver de egentlig ikke bare det?
Om igen. Klikker på ’Opret retur’, Vælger ’returform – fejlleverance’
Taster isbn ind på linjen, skriver forklaring så kort det kan lade sig gøre når man nu skal forklare at man altså ikke har bestilt bogen 2 gange men at det er Bogportalen der er fordoblet antallet. Og så taster jeg… videre? Nej – den knap findes ikke. ’Gem’. Venter venligst. Hva så? Vælger igen ’Fejlleverance’ og trykker ’Vis’. Intet.
Prøver returgodkendelse, men kan ikke forstå at den skal godkendes først. Det var jo Bogportalens fejl. Der ligger den sgu. ’flueben’ og accepter valgte. Hov – nu forsvandt den? Hvor blev den af? Ahhh – klikker på ’meld retur’. (jamen det har jeg da lige meldt?) Jo der var den og jeg kan bare skrive papiret ud. Super. 2 stykker papir – fair nok. Men hvorfor er beløbet 0,-? Det er sku nok bare en fejl. Sender bøgerne tilbage med buddet.

21/7  Har modtaget en kreditnota fra DBK. Den lyder på 0,- kroner. OK det var altså ikke en fejl. Ringer til DBK. Sød pige i ekspeditionen forklarer mig at ’Fejlleverance’ kun skal bruges hvis der er bøger i kassen der hverken med på faktura eller blevet bestilt.
Nå nå – hvad skal jeg så bruge? Anden årsag. Aha. Forfra? Nej – den søde pige tilbyder mig at kreditere skidtet og sende mig en kreditnota med posten. Dejligt for det havde været svært at få bøgerne tilbage så jeg kunne returnere dem igen.

18/8  Modtager kreditnota fra DBK på det fulde beløb. Dejligt. Har dog betalt for at få sendt varerne retur med buddet. Sølle 18,50. Men der er jo princippet. Måske jeg ikke gider at bruge så lang tid på at returnere en fejlleverance i fremtiden. Normalt ville det være god skik – men når jeg skal bruge så lang tid på at melde den retur i Bogportalen og derefter betale for returfragten så tror jeg bare jeg vil sige ”hvilken bog? Der var ikke nogen ekstra bog i kassen.” Men det piner mig at jeg nærmest tvinges til at være et sådant menneske.

CASE 2 – Daglig arbejdsgang - 1 stk. faktura

12/8  Bestiller en bog hos NBC
16/8  Bogen går på faktura
23/8  Bogen modtages i Rødovre med Bogportal følgeseddel og NBC følgeseddel.
23/8  Logger ind i Bogportalen for at udskrive 1 stk. faktura så jeg kan bogføre den. Hmm hvor skal man finde sine faktura’er? Det står der sørme intet om. Tænker det må være under ordrehistorik – men kan ikke finde punktet i menuen til venstre. Til gengæld er brugerstyring ikke er nævnt i forklaringerne. Er det det? Eller måske historik?
 
Vælger historik. Sørme om det ikke var et rigtigt valg. Man har vel lov at være heldig.
 
Sidder så lidt og kigger på de 2 stykker papir der fulgte med bøgerne.

Bogportal følgeseddel fortæller mig… Dens nummer, et Eksp.nr. og så er der også 2 andre numre, men jeg aner ikke hvad de er. Så fortæller den mig en dato (denne information bliver senere nøglen til løsningen).
NBC følgeseddel fortæller mig hvad min egen ordre reference er og giver mig også et faktura nummer. Juhu! Taster faktura nummer og …
 
Prøver lige igen, jeg kunne have tastet et af de 5 tal forkert. Tjekker. Søger.
Men ak nej. Så nemt skulle det ikke være.
Taster dato for følgeseddel ind i feltet ’Fra’ i datointervallet. Kommer til en liste over en masse faktura’er, men ingen af dem har det nummer jeg har fået oplyst. Beløb passer heller ikke. Finder en lommeregner frem for at lægge kostprisen på samtlige varer på min følgeseddel sammen og derefter lægge moms til. AHA! En af linjerne i Bogportalen passer med det beløb jeg har regnet mig frem til! Klikker på PDF. Klikker på Åbn. Venter. Klikker på udskriv. Og TADAA!! Jeg har en fysisk faktura på papir til mit bogholderi.

23/8  Åbner BogSof for at hente elektronisk faktura, pakker lidt flere bøger ud da det tager lidt tid.
23/8  Sætter mig foran BogSof for at bogføre faktura – har alle 3 stykker papir foran mig.
Men min faktura bliver bogført med et helt andet fakturanummer end det der står på min udskrevne faktura? Jeg genkender nummeret fra min NBC følgeseddel. Tjekker med det der står på min udskrevne PDF. Nej helt sikkert ikke det samme. Ind på linjen og redigere til det rigtige fakturanummer. Sådan nu er jeg færdig. Det har også kun taget mig en god halv time. Næste faktura… (Se afsnittet Næste faktura…)

24/8 Bogen afsendes til min kunde.
25/8 Bogen modtages af kunden. Hun har også kun ventet på den i 13 dage.

CASE 3 -  Daglig arbejdsgang - Næste faktura …

Har modtaget 3 bøger pakket i samme kasse dog med 3 stk. Bogportal følgeseddel og 1 NBC følgeseddel. Vi er nu oppe på: *4 ark papir*.
Finder faktura i Bogportal (nu kun 20 minutter da jeg har prøvet det før). Udskriver faktura – alle 3 titler faktureret på en og samme faktura. *5 ark papir*.
Henter elektronisk faktura. Sørme om bøgerne ikke er sat på hver sin faktura. Skal jeg udskrive 3 kopier af min PDF faktura (der i øvrigt ikke har samme faktura nummer som dem der er modtaget i BogSof) – *8 ark papir* – for at kunne vedlægge bilag til hver postering, eller skal jeg slette de 3 elektroniske og bogføre min faktura manuelt og liiiiige huske at lave en varetilgang? *5 ark papir + huskeseddel* og risiko for rod i varekartoteket.

Så er det jeg får nok. 5 stykker papir for at bogføre 3 bøger!? Fordi systemet skal være elektronisk?? – så vi kan spare papir?

CASE 4 – Slet ikke daglig arbejdsgang

25/8  Sidder en hel arbejdsdag (estimeret tabt arbejdsfortjeneste ca. 30.000)
og skriver dette indlæg fordi jeg mener at det er på tide at sætte foden ned og sige stop.
Bogportalen udvikles – som så mange andre elektroniske programmer, i bedste mening og i samarbejde med brugere. Men efterhånden viser det sig, at fundamentet hvorpå systemet er udviklet bliver den styrende kraft – med alle sine mangler og begrænsninger - og udviklingen mister sin føling med brugere.
Måske det er på tide at indse at man ikke har gjort det godt nok – at det ikke virker efter hensigten og droppe projektet.
Desværre kan jeg ikke boykotte Bogportalen. Selvom jeg benytter Bibi til daglig bliver mine ordrer uden mit samtykke overført til den Satan. Den er der for min skyld, men den gør min hverdag til et helvede. Ironisk ikke sandt


Kommentarer

Du skal være logget ind for at kommentere